База знаний

Это чек-лист, чтобы подготовить систему к работе и не потерять данные на старте.

Цель

Настроить структуру (филиалы/кабинеты/сотрудники/группы), чтобы можно было добавлять клиентов и вести занятия.

Когда использовать

• После первого входа в систему.
• При запуске нового филиала.
• Когда меняется команда или расписание.

Пошаговая инструкция

1. Проверь доступы и роли (админ активен).
2. Создай филиал(ы) и проверь адрес.
3. Добавь кабинеты и вместимость.
4. Добавь сотрудников и назначь роли.
5. Создай группы и расписание.
6. Проверь шаблоны абонементов и цены.
7. Открой “Главная” и проверь, что метрики отображаются.

Рис. 1 — Экран стартовых настроек

Дополнительно

• Заведи “тестового” клиента, чтобы проверить сценарий до конца.
• Проверь, что преподаватели видят свои группы.

Частые ошибки

• Создали группы без кабинета или без расписания.
• Не выдали роли — сотрудники “не видят” разделы.
• Не проверили абонементы перед оплатами.

Результат

Система готова: можно добавлять клиентов, записывать в группы и оформлять абонементы.

Этот раздел объясняет “каркас” системы: что такое клиент, группа и абонемент, и как они связаны.

Цель

Понять основную логику, чтобы правильно вносить данные и не ломать аналитику.

Когда использовать

• Новому админу в первый день.
• Перед массовым переносом клиентов.
• Когда что-то “не сходится” в метриках.

Пошаговая инструкция

1. Открой раздел Клиенты и посмотри карточку клиента.
2. Открой раздел Группы и посмотри карточку группы.
3. Открой раздел Абонементы и посмотри, как списываются занятия.
4. Проверь “Главную” и метрики по активным клиентам.

Рис. 1 — Связь клиент → группа → абонемент

Дополнительно

• Попроси доступ “преподаватель” и “админ” — увидишь разницу в правах.
• Сверь правила списаний в абонементах.

Частые ошибки

• Смешали роли: преподавателю дали доступ к финансам.
• Создали группу без лимита мест или без расписания.
• Оформили абонемент не тому клиенту (дубль).

Результат

Ты понимаешь, где что находится и как связаны клиенты, группы, посещения и абонементы.

Главная показывает ключевые метрики и “сигналы” — что делать администратору прямо сейчас.

Цель

Быстро оценить ситуацию по филиалу: активность, риски, продления, загрузку.

Когда использовать

• Каждое утро перед началом работы.
• Перед планёркой с владельцем.
• Когда “вдруг” падают оплаты или посещения.

Пошаговая инструкция

1. Открой раздел Главная.
2. Выбери филиал в переключателе (если есть).
3. Проверь блоки Риски
4. Проверь Загрузка групп

Дополнительно

• Сразу переходи в “Клиенты → Риски”, чтобы отработать список.
• Сверяй “Загрузка групп” при наборе новых учеников.

Частые ошибки

• Смотрят “все филиалы” и делают выводы по одному.
• Игнорируют блок “Риски” и теряют продления.
• Не замечают группы с низкой загрузкой.

Результат

Ты понимаешь, что критично сегодня: кому позвонить, где добрать и где проседает выручка.

Филиалы нужны, чтобы разделять клиентов, группы, кабинеты и аналитику по разным точкам. Сначала создаётся филиал — потом к нему привязываются кабинеты, сотрудники и группы.

Цель

Создать новый филиал, чтобы его можно было выбрать при создании клиента, группы и кабинета.

Когда использовать

• Открыли новую точку (новый адрес).
• Нужно разделить отчёты и клиентов по адресам.
• Импортируете/переносите данные и нужна правильная структура.

Пошаговая инструкция

1. На главном экране перейдите в Филиалы.
2. Нажмите «Добавить филиал».
3. Укажите название филиала и его адрес.
4. Нажмите «Сохранить».

Скриншоты

Вставь 4 скриншота по шагам: переход в «Филиалы», кнопка «Добавить филиал», заполнение полей, сохранение.

Дополнительно

• После создания филиала добавь кабинеты и укажи их вместимость.
• Проверь, что сотрудники привязаны к нужному филиалу, иначе они могут “не видеть” данные.

Частые ошибки

• Создали филиал без адреса.
• Сделали дубль филиала вместо редактирования.
• Забыли нажать «Сохранить» и закрыли окно.

Результат

Филиал создан и доступен для выбора в клиентах, группах и кабинетах.

Редактирование филиала нужно при изменении названия, адреса или контактов.

Цель

Обновить данные филиала без потери связей с клиентами и группами.

Когда использовать

• Поменялся адрес/вывеска.
• Нужно обновить контакты.
• Исправление ошибки в названии.

Пошаговая инструкция

1. Открой Филиалы и выбери нужный филиал.
2. Нажми Редактировать.
3. Внеси изменения.
4. Нажми Сохранить.

Дополнительно

• После изменений проверь “Главную” по этому филиалу.
• Проверь, что группы и клиенты остались привязаны к филиалу.

Частые ошибки

• Переименовали филиал и потеряли единый стандарт названий.
• Не сохранили изменения.
• Изменили данные “на глаз” без проверки в метриках.

Результат

Данные филиала обновлены, связи с клиентами и группами сохранены.

Удаление филиала используют только когда он точно не нужен и в нём нет активных данных.

Цель

Убрать лишний филиал из системы без “битых” связей.

Когда использовать

• Филиал был создан ошибочно (дубль).
• Филиал закрыт и данные перенесены.
• Нет групп/клиентов/операций в этом филиале.

Пошаговая инструкция

1. Открой Филиалы и выбери филиал.
2. Убедись, что нет активных групп и клиентов.
3. Нажми Удалить.
4. Подтверди удаление.

Дополнительно

• Если удалить нельзя — проверь связанные сущности (группы, клиенты, операции).
• Лучше “закрыть” филиал (если у вас есть статус), чем удалять.

Частые ошибки

• Пытаются удалить филиал, где есть клиенты/группы.
• Удаляют филиал вместо закрытия.
• Не делают перенос данных.

Результат

Лишний филиал удалён или принято решение закрыть его без удаления.

Здесь создаётся карточка ученика и контактные данные. После сохранения клиента можно записывать в группу и оформлять абонемент.

Цель

Добавить клиента в систему, чтобы он появился в списке клиентов и был доступен для дальнейших действий.

Когда использовать

• Новый ученик впервые обращается.
• После пробного занятия.
• Перед оплатой и оформлением абонемента.

Пошаговая инструкция

1. Нажмите на пункт "Клиенты" слева в меню.
2. В разделе "Клиенты" нажмите кнопку "Добавить клиента".
3. В окне Информация клиента обязательно заполните имя и фамилию.
4. В окне Контактная информация обязательно заполните телефон (телефон родителя/плательщика).
5. Нажмите Сохранить.

Дополнительно

• Можно указать источник клиента.
• Можно сразу оформить абонемент.

Частые ошибки

• Создали дубль клиента.
• Не заполнили телефон.
• Не сохранили изменения.

Результат

Клиент создан и доступен для записи в группу.

Редактирование нужно, когда изменились контактные данные или дополнили информацию о ребёнке/родителе.

Цель

Обновить карточку клиента, чтобы данные были актуальны.

Когда использовать

• Сменился телефон/мессенджер родителя.
• Исправление ФИО.
• Добавление комментариев или источника.

Пошаговая инструкция

1. Открой раздел Клиенты.
2. Найди клиента через поиск и открой карточку.
3. Нажми Редактировать.
4. Внеси изменения и нажми Сохранить.

Дополнительно

• Пиши комментарии коротко: “перенесли на вт”, “причина — болезнь”.
• Если клиент “пропал”, проверь вкладку “Риски”.

Частые ошибки

• Меняют телефон без проверки — создают дубли.
• Не нажимают “Сохранить”.
• Путают ребёнка и родителя в полях.

Результат

Карточка клиента обновлена, данные актуальны.

Поиск помогает быстро найти клиента по ФИО или телефону, чтобы записать в группу или проверить статус.

Цель

Найти нужного клиента за 10–20 секунд.

Когда использовать

• Перед созданием нового клиента (проверить дубль).
• Когда родитель звонит и нужно быстро открыть карточку.
• Для работы со списком “Риски”.

Пошаговая инструкция

1. Открой Клиенты.
2. Введи телефон или часть ФИО в строку поиска.
3. Открой нужную карточку.
4. Действуй: запись/абонемент/комментарий.

Дополнительно

• Если результатов много — уточняй запрос телефоном.
• Храни телефоны в одном формате, чтобы поиск был стабильным.

Частые ошибки

• Ищут только по имени и путают однофамильцев.
• Вводят телефон с ошибкой.
• Создают нового клиента вместо поиска.

Результат

Клиент найден и открыт для дальнейших действий.

Риск — это сигнал, что клиент может не продлить абонемент или перестал ходить.

Цель

Снизить отток: вовремя связаться, выяснить причину и вернуть клиента в занятия.

Когда использовать

• Клиент пропускает занятия.
• Абонемент заканчивается и нет продления.
• Есть долг или “зависла” оплата.

Пошаговая инструкция

1. Открой клиента и найди блок Риск.
2. Посмотри причину (пропуски/окончание/долг).
3. Свяжись с родителем и зафиксируй комментарий.
4. Сделай действие: перенос, заморозка, продление, оплата.

Дополнительно

• Если причина “дорого” — предложи формат/группу под бюджет.
• Если “болеет” — предложи заморозку.

Частые ошибки

• Смотрят риск, но не фиксируют результат звонка.
• Откладывают на неделю — клиент уже ушёл.
• Не предлагают решение (заморозка/перенос/другая группа).

Результат

Причина риска понятна, действие выполнено, вероятность продления выросла.

Карточка клиента — главный экран: контакты, абонементы, посещения, история и задачи.

Цель

Быстро понять статус клиента и сделать нужное действие (запись/оплата/заморозка/перенос).

Когда использовать

• Родитель звонит/пишет.
• Нужно оформить абонемент.
• Нужно разобраться с пропусками или риском.

Пошаговая инструкция

1. Открой клиента из списка.
2. Проверь контакты и комментарии.
3. Проверь активный абонемент и остатки.
4. Проверь посещения и риск.

Дополнительно

• Фиксируй все договорённости в комментариях.
• Проверяй историю: кто и что менял.

Частые ошибки

• Не фиксируют договорённости.
• Смотрят только абонемент и игнорируют риск.
• Путают клиента-ребёнка и контакт родителя.

Результат

Ты видишь полную картину по клиенту и можешь быстро принять решение.

Группа — это расписание, преподаватель, кабинет и список учеников.

Цель

Создать группу, чтобы записывать учеников и вести посещения.

Когда использовать

• Запускается новое направление/возраст.
• Нужно разделить большую группу на две.
• Открыли набор на новый слот по времени.

Пошаговая инструкция

1. Открой раздел Группы.
2. Нажми Добавить группу.
3. Заполни название, возраст, лимит мест.
4. Выбери филиал, кабинет, преподавателя и расписание.
5. Нажми Сохранить.

Дополнительно

• Заранее проверь вместимость кабинета.
• Согласуй расписание с преподавателем.

Частые ошибки

• Не указали лимит мест.
• Создали группу без преподавателя.
• Поставили время, которое пересекается с другой группой в том же кабинете.

Результат

Группа создана и готова к набору учеников.

Редактирование нужно, если меняется расписание, кабинет или преподаватель.

Цель

Обновить параметры группы без потери учеников и истории.

Когда использовать

• Перенос времени/дня занятий.
• Смена кабинета.
• Смена преподавателя.

Пошаговая инструкция

1. Открой Группы и выбери нужную группу.
2. Нажми Редактировать.
3. Измени нужные поля.
4. Нажми Сохранить.

Дополнительно

• Предупреди родителей о переносе.
• Проверь пересечения по кабинету.

Частые ошибки

• Меняют группу, но не предупреждают родителей.
• Ставят кабинет с меньшей вместимостью.
• Создают вторую группу вместо правки текущей.

Результат

Группа обновлена и продолжает работать корректно.

Карточка группы показывает состав, расписание, посещения и заполненность.

Цель

Быстро понять состояние группы и найти проблемные места.

Когда использовать

• При наборе новых учеников.
• Перед занятием (преподавателю).
• Чтобы проверить недозагрузку/перегруз.

Пошаговая инструкция

1. Открой Группы.
2. Выбери группу и открой карточку.
3. Проверь заполненность и список учеников.
4. Проверь посещения и ближайшие занятия.

Дополнительно

• Смотри группы <50% как “потерянную выручку”.
• Перегруженные группы — риск качества и оттока.

Частые ошибки

• Добавляют учеников сверх лимита мест.
• Не проверяют пересечения по кабинету.
• Не следят за пропусками в группе.

Результат

Ты понимаешь, что происходит в группе и что улучшать.

Кабинеты задают вместимость и помогают избежать конфликтов расписания.

Цель

Создать кабинет, чтобы его можно было выбрать в группе.

Когда использовать

• Открыли новый кабинет.
• Нужно добавить “второй” кабинет на 80–90% загрузки.
• Переносите группы в другой класс.

Пошаговая инструкция

1. Открой раздел Кабинеты.
2. Нажми Добавить кабинет.
3. Укажи название, филиал, вместимость.
4. Нажми Сохранить.

Дополнительно

• Вместимость = реальное число посадочных мест.
• Проверь, что группы не пересекаются в одном кабинете.

Частые ошибки

• Не указали филиал кабинета.
• Указали вместимость “на глаз”.
• Создали дубль кабинета.

Результат

Кабинет создан и доступен в настройках групп.

Редактирование нужно при изменении названия или вместимости.

Цель

Обновить параметры кабинета и избежать конфликтов расписания.

Когда использовать

• Перестановка мебели → изменилась вместимость.
• Кабинет переименовали.
• Исправление ошибки.

Пошаговая инструкция

1. Открой Кабинеты.
2. Выбери кабинет и нажми Редактировать.
3. Измени данные.
4. Нажми Сохранить.

Дополнительно

• Если уменьшил вместимость — проверь группы, где мест больше.
• Проверь пересечения по расписанию.

Частые ошибки

• Уменьшили вместимость, но не пересмотрели лимиты групп.
• Переименовали кабинет без стандарта названий.
• Не сохранили изменения.

Результат

Кабинет обновлён и корректно используется в расписании.

Абонемент фиксирует оплату и правила списания занятий.

Цель

Оформить абонемент клиенту, чтобы занятия списывались корректно.

Когда использовать

• После оплаты.
• После пробного занятия, когда клиент решил продолжать.
• При продлении.

Пошаговая инструкция

1. Открой карточку клиента.
2. Нажми Оформить абонемент.
3. Выбери тип абонемента и период.
4. Проверь сумму и нажми Сохранить.

Дополнительно

• После оформления запиши клиента в группу (если ещё не записан).
• Проверь остаток занятий и дату окончания.

Частые ошибки

• Выбрали не тот тип абонемента.
• Оформили абонемент не тому клиенту (дубль).
• Не сохранили изменения.

Результат

Абонемент активен и занятия списываются корректно.

В карточке абонемента видно срок, остаток и историю списаний.

Цель

Проверить статус абонемента и понять, когда продлевать.

Когда использовать

• Родитель спрашивает “сколько занятий осталось”.
• Нужно проверить списания.
• Перед продлением.

Пошаговая инструкция

1. Открой карточку клиента.
2. Открой нужный абонемент.
3. Проверь срок, остаток, историю списаний.
4. При необходимости оформи продление.

Дополнительно

• Если списание неверное — проверь посещение и дату занятия.
• Если клиент пропустил — проверь правила переноса/заморозки.

Частые ошибки

• Смотрят “не тот” абонемент (старый).
• Путают срок действия и остаток занятий.
• Не фиксируют продление вовремя.

Результат

Понятно, сколько осталось и что делать дальше.

Здесь задаются типы абонементов, цены и правила (срок, заморозка, перенос).

Цель

Настроить абонементы так, чтобы продажи и списания работали одинаково.

Когда использовать

• Изменились цены.
• Добавили новый формат абонемента.
• Меняются правила заморозки/переносов.

Пошаговая инструкция

1. Открой Абонементы → Настройки.
2. Создай/открой тип абонемента.
3. Укажи цену, срок, количество занятий, правила.
4. Сохрани и протестируй на “тестовом” клиенте.

Дополнительно

• Держи 2–3 понятных типа, чтобы админ не путался.
• Фиксируй изменения цен датой.

Частые ошибки

• Меняют цену без фиксации даты.
• Создают слишком много типов — админ путается.
• Не проверяют заморозку/перенос после изменений.

Результат

Абонементы настроены и работают одинаково для всех клиентов.

Сотрудники — это админы и преподаватели, которым выдаются роли и доступы.

Цель

Добавить сотрудника, чтобы он мог работать в системе.

Когда использовать

• Наняли нового преподавателя или администратора.
• Нужно дать доступ владельцу/управляющему.
• Выдаёте доступ на новый филиал.

Пошаговая инструкция

1. Открой Сотрудники.
2. Нажми Добавить сотрудника.
3. Заполни ФИО, телефон/почту (что есть), филиал.
4. Назначь роль.
5. Нажми Сохранить.

Дополнительно

• Сразу проверь, что сотрудник видит нужные разделы.
• Преподавателю назначь группы.

Частые ошибки

• Не назначили роль — сотрудник “не видит” разделы.
• Дали лишние права.
• Не привязали к филиалу.

Результат

Сотрудник добавлен, доступы настроены.

Карточка сотрудника — место, где ты смотришь профиль, привязки к филиалам/группам и права доступа.

Цель

Быстро проверить: кто это, где работает, какие роли/права выданы, какие группы ведёт.

Когда использовать

• Нужно поменять роль/права.
• Сотрудник не видит разделы или группы.
• Нужно проверить привязку к филиалу.

Пошаговая инструкция

1. Открой раздел Сотрудники.
2. Найди сотрудника и открой карточку.
3. Проверь роль и привязку к филиалу.
4. Проверь назначенные группы (для преподавателя).
5. При необходимости нажми Редактировать и сохрани изменения.

Дополнительно

• Если сотрудник “не видит” группы — проверь привязку к филиалу и роль.
• Если в школе несколько филиалов — проверь доступ к нужному филиалу.

Частые ошибки

• Не назначили роль — сотрудник не видит разделы.
• Не привязали к филиалу — не видит клиентов/группы филиала.
• Преподавателю не назначили группы.

Результат

Права доступа корректны, сотрудник видит нужные разделы и работает без блокировок.

Роли определяют, какие разделы и действия доступны сотруднику: админ, преподаватель, директор и т.д.

Цель

Настроить доступы так, чтобы каждый видел только то, что нужно для работы.

Когда использовать

• Новый сотрудник.
• Смена обязанностей (админ → старший админ).
• Нужно ограничить доступ к финансам/удалению.

Пошаговая инструкция

1. Открой Сотрудники → выбери сотрудника.
2. Открой Редактировать.
3. Выбери нужную роль.
4. Сохрани изменения.

Дополнительно

• После смены роли попроси сотрудника перелогиниться (если требуется).
• Проверь, что преподаватель видит только свои группы.

Частые ошибки

• Преподавателю дали доступ к финансам.
• Админу не дали нужные разделы — “ничего не работает”.
• Забыли назначить филиал — сотрудник “ничего не видит”.

Результат

Роли настроены, каждый сотрудник видит только то, что нужно.

Расчет зарплаты привязан к ставке/формуле и факту проведённых занятий (или другой логике вашей школы).

Цель

Корректно посчитать сумму к выплате и зафиксировать расчет.

Когда использовать

• В конце расчетного периода (неделя/месяц).
• При увольнении/авансе.
• Если менялась ставка у сотрудника.

Пошаговая инструкция

1. Открой раздел Зарплата.
2. Выбери период и сотрудника.
3. Проверь проведённые занятия/начисления.
4. Примените формулу (фикс/за занятие/%).
5. Сохрани расчет.

Дополнительно

• Сверь спорные занятия с журналом посещений.
• Фиксируй корректировки комментарием.

Частые ошибки

• Считают зарплату до закрытия посещений.
• Применяют не ту формулу/ставку.
• Не фиксируют корректировки.

Результат

Зарплата рассчитана и готова к выплате/подтверждению.

Виды зарплаты задают, как считается выплата: фикс, за занятие, процент и комбинированные схемы.

Цель

Понять схему начисления и выбрать подходящую для сотрудника.

Когда использовать

• Новый сотрудник или новая ставка.
• Меняется мотивация команды.
• Нужно объяснить сотруднику, как считается ЗП.

Пошаговая инструкция

1. Открой Зарплата или настройки расчета (если есть).
2. Выбери сотрудника.
3. Посмотри тип схемы: фикс / за занятие / % / смешанная.
4. Проверь ставку и период действия.

Дополнительно

• Фикс — проще в управлении, но хуже мотивация на результат.
• За занятие — прозрачно, зависит от нагрузки.
• % — мотивирует на выручку, важно правильно считать базу.

Частые ошибки

• Не прописали базу для процента (% от чего?).
• Меняют ставку задним числом без фиксации.
• Смешивают схемы и теряют прозрачность.

Результат

Понятно, какая схема применяется и как считается выплата.

Метрики показывают здоровье бизнеса: выручку, активных клиентов, отток, загрузку групп и риски.

Цель

Понимать, что происходит, и какие действия дадут рост денег/удержания.

Когда использовать

• Еженедельный разбор.
• Планирование набора и расписания.
• Проверка влияния рекламы/промо.

Пошаговая инструкция

1. Открой Аналитика.
2. Выбери филиал и период.
3. Посмотри ключевые метрики (выручка/активные/риск/загрузка).
4. Сформулируй 1–3 действия на неделю.

Дополнительно

• Смотри динамику по неделям, а не один день.
• Отдельно контролируй группы <50% и риски.

Частые ошибки

• Смотрят общие цифры без разреза по филиалу.
• Не отрабатывают риск → падают продления.
• Не фиксируют действия после анализа.

Результат

Понятно, где рост и где просадка, есть план действий.

Отчеты помогают понять причины: какие группы тянут вниз, где отток, кто из команды влияет на конверсию.

Цель

Превратить цифры в конкретные действия: добор, перенос расписания, работа с риском.

Когда использовать

• Раз в неделю.
• После запуска рекламы.
• При падении выручки.

Пошаговая инструкция

1. Выбери период (неделя/месяц).
2. Сначала смотри общие метрики, потом проваливайся в детализацию.
3. Найди 1–2 причины (группа, риск, не продлили).
4. Запланируй действия и назначь ответственного.

Дополнительно

• Сравнивай “эта неделя vs прошлой недели”.
• Отдельно держи под контролем “кончаются абонементы”.

Частые ошибки

• Смотрят цифры “для галочки”.
• Не проваливаются в детализацию (группы/клиенты).
• Не назначают ответственного.

Результат

Есть понимание причин и план действий на период.

Аналитика может быть по филиалу, по сотруднику, по группам и по клиентам (риски/продления).

Цель

Выбрать правильный “разрез”, чтобы найти проблему или точку роста.

Когда использовать

• Если непонятно, почему падает выручка.
• Если есть ощущение перегруза/недогруза.
• Если нужно оценить вклад сотрудников.

Пошаговая инструкция

1. Открой Аналитика.
2. Выбери разрез: филиал/группа/сотрудник.
3. Сравни периоды (например, месяц к месяцу).
4. Сформулируй вывод и действие.

Дополнительно

• По группам — управляет загрузкой и расписанием.
• По клиентам — управляет удержанием и продлениями.

Частые ошибки

• Смешивают разные разрезы и путаются в причинах.
• Делают выводы по слишком короткому периоду (1–2 дня).
• Не проверяют качество данных.

Результат

Понятно, какой вид аналитики использовать и что делать дальше.